Page 37 - MANUAL ESTUDIANTE
P. 37
Manual del Estudiante 36
Procedimiento:
1. La Representante de Registraduría asignada, evalúa los expedientes de estudiantes
activos, nuevos y readmitidos para asegurar que cumplen con los requisitos
establecidos, decomisa documentos innecesarios y procede a digitalizar. Se consideran
documentos innecesarios los siguientes: Certificado de Antecedentes Penales, Certificado
de Salud, Recibos de entrega de documentos, Solicitudes de bajas, Certificados de
admisión, Formulario de solicitud de transcripción, cartas al estudiante, entre otros.
2. El personal asignado digitaliza todos los documentos contenidos en el expediente del
estudiante clasificado como activo
3. De los expedientes de estudiantes clasificados como Inactivos (de 10 años hacia atrás)
se evalúan y se digitalizan los siguientes documentos:
a. Transcripción de Créditos de Escuela Superior
b. Todas las Transcripciones de Créditos de Huertas Junior College (programas
anteriores de computadora)
c. Certificado de Inmunización
d. Transcripción de Universidad, si aplica
e. Solicitud de Graduación en caso de que el estudiante no haya recogido el
Diploma de la Institución
f. Si recogió el Diploma de la Institución, se guarda el Formulario de Entrega de
Diploma
g. Los programas oficiales se digitalizan y luego se decomisan
Notificación de Cambio de Dirección
Es responsabilidad de cada estudiante mantener actualizada su dirección postal, dirección
residencial, número de teléfono y correo electrónico en su expediente académico. Es de vital
importancia para mantener la comunicación con el estudiante cuando sea necesario. Cualquier
notificación enviada a la dirección que el estudiante notificó a Oficina de Registraduría se
considerará válida y el estudiante responderá por ésta.
Procedimiento:
1. La Representante de Registraduría asignada, evalúa los expedientes de estudiantes
activos, nuevos y readmitidos para asegurar que cumplen con los requisitos
establecidos, decomisa documentos innecesarios y procede a digitalizar. Se consideran
documentos innecesarios los siguientes: Certificado de Antecedentes Penales, Certificado
de Salud, Recibos de entrega de documentos, Solicitudes de bajas, Certificados de
admisión, Formulario de solicitud de transcripción, cartas al estudiante, entre otros.
2. El personal asignado digitaliza todos los documentos contenidos en el expediente del
estudiante clasificado como activo
3. De los expedientes de estudiantes clasificados como Inactivos (de 10 años hacia atrás)
se evalúan y se digitalizan los siguientes documentos:
a. Transcripción de Créditos de Escuela Superior
b. Todas las Transcripciones de Créditos de Huertas Junior College (programas
anteriores de computadora)
c. Certificado de Inmunización
d. Transcripción de Universidad, si aplica
e. Solicitud de Graduación en caso de que el estudiante no haya recogido el
Diploma de la Institución
f. Si recogió el Diploma de la Institución, se guarda el Formulario de Entrega de
Diploma
g. Los programas oficiales se digitalizan y luego se decomisan
Notificación de Cambio de Dirección
Es responsabilidad de cada estudiante mantener actualizada su dirección postal, dirección
residencial, número de teléfono y correo electrónico en su expediente académico. Es de vital
importancia para mantener la comunicación con el estudiante cuando sea necesario. Cualquier
notificación enviada a la dirección que el estudiante notificó a Oficina de Registraduría se
considerará válida y el estudiante responderá por ésta.
